La facturation électronique est devenue un enjeu majeur pour les entreprises françaises. En effet, la loi de finances pour 2020 a prévu une généralisation progressive de cette pratique à partir de 2024. Dans cet article, nous vous proposons de faire le point sur les obligations légales en matière de facturation électronique et d’évoquer les étapes à suivre pour s’y conformer.
Le calendrier de l’obligation de facturation électronique
Selon la loi de finances pour 2020, la mise en place de la facturation électronique sera progressivement obligatoire pour toutes les entreprises françaises. Voici le calendrier prévu :
- Initialement prévu le 1er juillet 2024, les grandes entreprises (plus de 250 salariés ou plus de 50 millions d’euros de chiffre d’affaires) devront utiliser la facturation électronique pour leurs transactions et avec les autres entreprises (B2B). Selon un communiqué de la DGFiP (Direction générale des finances publiques) en date du 28 juillet 2023, la mise en application du dispositif prévue initialement pour le 1er juillet 2024 a été reportée. Ce report a pour but de donner le délai nécessaire afin d’assurer la réussite de cette réforme importante pour l’économie. La nouvelle date sera fixée lors des travaux d’adoption de la loi de finances pour 2024, avec l’objectif de permettre aux 4 millions d’entreprises touchées de transiter vers la facturation électronique dans les conditions les plus favorables.
- Au 1er janvier 2025, les moyennes entreprises (entre 50 et 250 salariés ou entre 10 et 50 millions d’euros de chiffre d’affaires) devront faire de même.
- Au 1er janvier 2026, les petites entreprises (moins de 50 salariés ou moins de 10 millions d’euros de chiffre d’affaires) devront également se conformer à cette obligation.
Qu’est-ce que la facturation électronique ?
La facturation électronique consiste à émettre et à recevoir des factures sous forme dématérialisée. Elle présente plusieurs avantages par rapport à la facturation papier :
- Une réduction des coûts liés à l’impression et à l’envoi;
- Un gain de temps grâce à la suppression des tâches manuelles et à l’automatisation du processus;
- Une meilleure traçabilité des documents et un archivage facilité;
- Un impact environnemental réduit.
Pour être valide juridiquement, une facture électronique doit respecter certaines conditions :
- Etre authentifiée par une signature électronique;
- Etre conservée pendant un délai légal de 10 ans;
- Etre conforme au format réglementaire défini par l’administration fiscale (notamment en ce qui concerne les mentions obligatoires à faire figurer sur la facture).
Comment se préparer à l’obligation de facturation électronique ?
Pour respecter les échéances légales et tirer pleinement parti des avantages de la facturation électronique, il est recommandé de suivre les étapes suivantes :
- Evaluer vos besoins et vos ressources en matière de facturation électronique : analysez votre volume de factures, le nombre d’interlocuteurs concernés (clients, fournisseurs), les compétences internes disponibles pour mettre en place la solution.
- Choisir un prestataire spécialisé dans la dématérialisation des factures : il pourra vous accompagner dans la mise en place du processus, vous conseiller sur les aspects réglementaires et techniques, et mettre à votre disposition une plateforme sécurisée pour gérer vos factures.
- Mettre en place un plan d’action : définissez les étapes clés du projet (formation du personnel, paramétrage de la solution, tests, communication auprès des partenaires), ainsi que les indicateurs de suivi (nombre de factures dématérialisées, taux d’acceptation par les clients, etc.).
- Communiquer auprès de vos partenaires : informez vos clients et fournisseurs de votre passage à la facturation électronique et assurez-vous qu’ils sont prêts à recevoir ce type de documents.
Il est important de noter que l’obligation de facturation électronique s’inscrit dans une démarche plus large visant à moderniser les échanges commerciaux et à lutter contre la fraude fiscale. Dans ce contexte, les entreprises doivent être vigilantes et se tenir informées des évolutions législatives et réglementaires en la matière.
Les bénéfices de la facturation électronique pour les entreprises
Au-delà de l’obligation légale, la facturation électronique présente de nombreux avantages pour les entreprises :
- Une amélioration de la productivité grâce à une réduction des tâches administratives et un traitement automatisé des factures;
- Une diminution des erreurs de saisie et du risque de litige avec les partenaires;
- Un accès facilité aux données financières, permettant une meilleure analyse et un suivi plus précis de la trésorerie;
- Un renforcement de l’image de marque en tant qu’entreprise éco-responsable et innovante.
En somme, la facturation électronique constitue un levier important pour optimiser la gestion financière des entreprises et favoriser leur compétitivité sur le marché.